Marche à suivre – Écritures de journal (GLRI)

Sur cette page sont expliquées les différentes marches à suivre pour le traitement des écritures de journal (GLRI, anciennement appelées « réquisitions internes générales » (RIG)).

Directives

Le processus d’écriture de journal s’effectue dans l’ordre suivant :

  1. La personne requérante saisit les données nécessaires dans le système SAFIRH (consulter le document marche à suivre);
  2. Lorsque la RIG est sauvegardée à l’état « complété », le système SAFIRH la transmettra automatiquement aux responsables des Unités Budgétaires Regroupées (UBR) concernés pour approbation;
  3. Lorsque la RIG est approuvée par chacun des responsables d’UBR concernés, SAFIRH transmet la demande au Service de la comptabilité et de la reddition de comptes pour vérification et report.

À noter : La personne qui initie l’écriture de journal (GLRI) doit joindre les pièces justificatives directement dans SAFIRH.

Transfert salaires

Si la demande est effectuée pour un transfert de salaire, il est important d’indiquer :

  • Le nom de la personne employée;
  • Son numéro d’employée;
  • Le montant à transférer.

Il faut aussi utiliser les codes comptables pour indiquer les anciens codes et nouveaux codes salaires :

  • À débiter : nouveau code;
  • À créditer : ancien code.

Transfert autres dépenses

Si la demande est effectuée pour un transfert autres dépenses, il est important de :

  • Fournir les pièces justificatives appropriées et les détails pertinents au support de la demande;
  • S’assurer que la demande concerne une récupération ou un transfert de dépense qui se fasse de compte à compte.

À noter :

  • Seules les unités administratives vendant des biens et services (exemple : entreprises auxiliaires) peuvent utiliser le sous-compte vente interne 59811;
  • Lorsque des biens et services sont vendus au fonds en fidéicommis (Provenance 4), il faut tenir compte que la majorité des transactions sont normalement sujettes à la TPS et à la TVQ. Il faut donc utiliser le sous-compte vente externe 49511, comme compte de revenu.
Exemple :

48000054011 100 $ 10025749511 Vente
48000054011 5 $ 10000122502 TPS (5 %)
48000054011 9.98 $ 10000122512 TVQ (9.5 %) au 01-01-12

Documents de référence

Aide

Communiquer avec les Services financiers et de l’approvisionnement : comptabilite@uqam.ca