Paiement de factures - Service de traiteur

Traitement des factures pour les traiteurs autorisés

Lorsqu’une commande est passée auprès d’un traiteur sélectionné parmi la liste des traiteurs autorisés par les Services alimentaires et de l'hébergement de l'UQAM, un formulaire de commande doit être rempli et transmis à ce traiteur (cliquer sur le nom du traiteur choisi dans la liste pour accéder au formulaire de commande, au menu et à la demande de soumission).

Afin que la commande puisse être traitée par le traiteur et que la facture lui soit payée, le formulaire de commande doit absolument comprendre les informations suivantes :

• nom du client;
• courriel du client;
• numéro d’UBR à imputer;
• nom du détenteur de l’UBR;
• date de l’événement;
• local de livraison;
• nombre de personnes.

Le traiteur autorisé sélectionné doit transmettre sa facture accompagnée du formulaire de commande dûment rempli directement au service des comptes à payer à l’adresse suivante : comptes.apayer@uqam.ca.

La facture est alors payée et imputée à l’UBR indiqué sur le formulaire de commande, sans autorisation à requérir auprès du responsable de l’UBR. 

À noter : La personne requérante ne reçoit pas de copie de la facture : celle-ci est automatiquement transmise par le traiteur autorisé au service des comptes à payer; elle est cependant disponible pour consultation dans SIGA.

La personne requérante a la responsabilité de valider auprès du traiteur autorisé les quantités et les prix facturés, et le cas échéant de faire les suivis pour obtenir des notes de crédit ou apporter toute autre correction à la commande.

Chaque facture et son formulaire de commande correspondant sont joints dans le document SIGA et sont disponibles pour consultation.

Traitement des factures pour les traiteurs non autorisés

Dans l’éventualité où l’offre de service des traiteurs autorisés ne répond pas aux besoins de la personne requérante, conformément à la Politique n^o 15 sur l'approvisionnement responsable, la personne requérante doit au préalable remplir la Demande de dérogation - Services de traiteurs non autorisés auprès de la direction des Services alimentaires et de l'hébergement pour pouvoir effectuer une commande auprès d'un traiteur non autorisé.

La facture ainsi que la dérogation doivent être transmises directement au service des comptes à payer à l’adresse suivante : comptes.apayer@uqam.ca et le courriel doit absolument comprendre les informations et documents suivants :

• UBR à imputer;
• Autorisation de la personne responsable de l’UBR ou d’une personne déléguée;
• Dérogation obtenue des Services alimentaires
• Date de l’événement;
• Nom de l’événement;
• Local de la livraison;
• Nom des personnes présentes lors de l’événement.

À noter dans les deux cas

• Aucun achat auprès d’un traiteur autorisé ou non autorisé ne peut être payé par carte de crédit personnelle ou professionnelle ni tout autre mode de paiement (application cellulaire, Interac, comptant, etc.);

• Selon les règlements en vigueur, la direction des Services alimentaires et de l'hébergement détient l’exclusivité du permis d’alcool pour l’ensemble de l’UQAM. Cela implique que seul l'alcool fourni par les Services alimentaires et de l'hébergement est autorisé à être consommé dans l’ensemble des pavillons de l’UQAM. Les informations sur le permis et le service d’alcool peuvent être consultées en ligne.