Émission de facture - Clientèle externe
Les Services financiers et de l'approvisionnement (SFA) permettent à la communauté d’émettre des factures officielles pour des clientes et clients externes par le biais du système SAFIRH.
Le processus de facturation à l’externe s’effectue dans l’ordre suivant :
- la personne requérante saisit les données nécessaires dans le système SAFIRH pour émettre une facture;
- le système SAFIRH transmet la demande automatiquement au Service de la comptabilité et de la reddition de comptes pour vérification;
- lorsque la facture est approuvée, la personne requérante peut alors envoyer directement la facture à sa clientèle.
Pour la création d’un nouveau client ou d’une nouvelle cliente, vous devez aviser le Service de la comptabilité et de la reddition de comptes.
Consulter la marche à suivre pour l’émission et la recherche de facture de clientèle externe dans SAFIRH.
À noter : Afin de faciliter la validation de la facture à émettre par le Service de la comptabilité et de la reddition de comptes, la personne requérante, s’il y a lieu, peut joindre les pièces justificatives (contrats) dans SAFIRH.
Utilisation du formulaire DEF
Noter que depuis le 1er mai 2023, il n'est plus possible d’utiliser le formulaire DEF pour émettre une facture à une clientèle externe.
Exclusions
Pour des événements de type colloques, conférences ou autres, l'émission de factures ne peut pas être effectuée via l'application SAFIRH.
Pour ce type d’événement, consulter le site web de l’audiovisuel.
Délais
Il faut compter de 2 à 3 jours pour la vérification de chaque facture.
Aide
Pour demander l’ajout d’un nouveau client ou d'une nouvelle clientèle, l’ajout d’adresse ou pour toute information complémentaire, s’adresser à : comptabilite@uqam.ca.