Achat de matériel informatique
IMPORTANT :
Certains fournisseurs connaissent présentement des difficultés d'approvisionnement liées à la disponibilité de produits, notamment les mémoires. Veuillez prendre note que cela pourrait entraîner des délais additionnels dans le traitement et la livraison de vos commandes ainsi que des ajustements de prix.
Le Service de l'approvisionnement suit la situation de près afin de limiter les impacts sur les demandes en cours et d'identifier, lorsque possible, des solutions ou des produits alternatifs.
Merci de votre compréhension.
Cadre réglementaire
Conformément à l'arrêté ministériel et à la Politique n° 15 d’approvisionnement responsable, toute unité requérante doit exclusivement choisir un équipement parmi ceux offerts par les fournisseurs préalablement sélectionnés.
La Direction des approvisionnements, en collaboration avec les Services informatiques, établit des ententes-cadres pour l’ensemble de l’Université afin d’assurer l’acquisition d’équipements informatiques standardisés qui répondent à des critères de qualité élevés et sont couverts par une garantie plus longue. De plus, les utilisatrices et utilisateurs bénéficient de support technique ou de réparation
Procédure pour la commande de matériel informatique
- Choix du produit
À l’aide des listes proposés, choisir le(s) produit(s) répondant aux besoins et consulter le processus de commande au point 2.
- Liste des portables PC, des postes de travail PC, des moniteurs et des accessoires
- Liste des produits Apple
Notes :
Pour toute modification aux spécifications des équipements proposés dans la liste des portables PC, des postes de travail PC, des moniteurs et des accessoires ou si ces produits ne répondent pas aux besoins déterminés précédemment, faire une demande d’aide aux services informatiques ou contacter le poste 5050 afin qu’une conseillère, un conseiller des Services informatiques de l’UQAM évalue les besoins de la personne requérante et lui propose le produit le mieux adapté.
Pour toute modification aux spécifications des équipements proposés dans la liste des produits Apple, contacter le représentant Coop Zone ci-dessous pour aide et soumission personnalisée.
- Commande
Le processus de commande est différent en fonction du choix de produit à l’étape précédente.
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Procédure de commande PC, moniteurs et accessoires |
Procédure de commande produits Apple |
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Commande via Safirh Pour ce faire, deux options sont disponibles : a) Transmettre une demande d’achat à la Direction des approvisionnements. Il faut joindre la soumission du modèle choisi et en indiquer les quantités désirées pour chaque item. L’achat d’équipements auprès de plus d'un fournisseur nécessite une demande d'achat distincte pour chaque fournisseur. La direction des approvisionnements prend en charge la transmission du bon de commande au fournisseur et à l’unité requérante. b) Créer dans Safirh un bon de commande en mode "délocalisé" par l’unité requérante. Cette approche ne nécessite pas l'envoi d’une demande d'achat. La procédure est détaillée dans le le pas à pas et la vidéo de formation concernant l'achat sur entente contractuelle déjà négociée (ACCE). Joindre au document d’achat la soumission de l'équipement sélectionné (onglet Autres détails - bouton "Clause").
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Commande en ligne Les unités requérantes doivent commander directement sur la plateforme du fournisseur Coop Zone. Une confirmation de la commande est envoyée par le fournisseur aux adresses courriel indiquées dans le formulaire de commande (de la personne effectuant la commande et du responsable de l’UBR). ***Exception - Les achats de produits Apple financés par des fonds 3, 7 ou FCI nécessitent une autorisation financière et doivent donc faire l’objet d’un bon de commande dans Safirh. Pour ce faire, deux options sont disponibles : a) Transmettre une demande d’achat à la Direction des approvisionnements. Il faut indiquer le/les modèle(s) choisi(s) dans la liste des produits Apple et la quantité désirée pour chaque item, ou, la soumission personnalisée pour équipement sur demande. b) Créer dans Safirh un bon de commande en mode "délocalisé" par l’unité requérante. Cette approche ne nécessite pas l'envoi d’une demande d'achat. La procédure est détaillée dans le le pas à pas et la vidéo de formation concernant l'achat sur entente contractuelle déjà négociée (ACCE). |
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Modification de la commande Pour toute demande de modification ou d'annulation d’une commande, l’unité requérante doit communiquer avec sf-appro@uqam.ca en indiquant le numéro du bon de commande. La Direction des approvisionnements effectuera les vérifications nécessaires et confirmera les options possibles en fonction de l'état d'avancement de la commande. |
Modification de la commande Pour toute demande de modification ou d'annulation d’une commande, l’unité requérante doit communiquer directement avec le représentant du fournisseur Coop Zone par courriel en indiquant le numéro de commande. Le fournisseur effectuera les vérifications nécessaires et confirmera les options possibles en fonction de l'état d'avancement de la commande. |
- Suivi de la livraison des commandes
Pour faire le suivi d’une commande, il est de la responsabilité de l’unité requérante d'envoyer un courriel et le bon de commande à la représentante, au représentant du revendeur autorisé ci-dessous :
| Produits | Marques | Distributeurs | Coordonnées |
|---|---|---|---|
| Ordinateurs portables | Apple | Coop Zone | Frédéric Pelletier 418 656-2600, p. 413958 fred.pelletier@coopzone |
| Dell | Coop Zone | Frédéric Pelletier 418 656-2600, p. 413958 fred.pelletier@coopzone |
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| Hewlett-Packard (HP) | ITI Inc. | Christiane Rousseau 514 940-1662, p. 562 uqam@iti.ca |
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| Lenovo | ITI Inc. | Christiane Rousseau 514 940-1662, p. 562 uqam@iti.ca |
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| Ordinateurs de table | Dell | Coop Zone | Frédéric Pelletier 418 656-2600, p. 413958 fred.pelletier@coopzone |
| Lenovo | ITI Inc. | Christiane Rousseau 514 940-1662, p. 562 uqam@iti.ca |
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| Moniteurs | Philips | Hypertec Systèmes Inc. | Martin Gilber 418 683-2192, p. 7213 martin.gilbert@hypertec.com |
| Samsung | Solutions informatiques INSO Inc. | Georges Boustani 514 510-2130 gboustani@inso.ca |
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| Dell | Coop Zone | Frédéric Pelletier 418 656-2600, p. 413958 fred.pelletier@coopzone.ca |
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| Acer | Nothern Micro Inc. | André Aubert 418 654-17338 andre.aubert@convergetp.com |
Exclusions
Imprimante et logiciel
Pour l’achat d’imprimante et la location d’appareil multifonction (MFP), se référer au Service de la reprographie.
Pour l’achat de logiciel de bureautique, consulter le site Services informatiques.
Délais
Prévoir un délai de livraison à l'UQAM minimal de 4 semaines à partir de la commande.
Aide
Capsules vidéo
Outils de référence
Services et ressources connexes
Équipement de bureautique
Le Centre de services offre à la communauté de l'assistance technique sur le matériel informatique et les logiciels standardisés.