Marche à suivre – Transmission de dépôt

Sur cette page est expliquée la marche à suivre pour réaliser une transmission de dépôt pour les chèques, TPV et l’argent comptant.

Transmission de dépôt (TD) : Chèques et TPV (paiements par carte)

Règles générales

  1. Générer le formulaire Transmission de dépôt sur le générateur de formulaires numérotés;
  2. Remplir* et enregistrer le formulaire en le renommant par le numéro unique à 5 chiffres indiqué en haut à droite du formulaire (par exemple : TD12345);
  3. Conserver une copie des documents pour référence ultérieure.

Transmission de dépôt de chèques

Pour les chèques reçus aux bureaux (services, facultés, départements) :

  • Vérifier que les chèques sont libellés à l’ordre de l’Université du Québec à Montréal ou UQAM;
  • Traiter séparément les chèques tirés de banques étrangères sur une autre TD;
  • Vérifier la date des chèques : périmés après 6 mois, à l’exception des chèques du gouvernement, valides pendant 12 mois;
  • Inscrire au verso des chèques l’UBR à créditer ainsi que le numéro de la TD;
  • Ne pas envoyer de chèques postdatés;
  • Joindre une photocopie des chèques avec la TD;
  • Expédier les chèques originaux par courrier interne avec la TD aux Services financiers et de l’approvisionnement (Comptabilité).

Pour les chèques reçus par les Services financiers et de l’approvisionnement :

  • Une copie du chèque sera envoyée aux personnes concernées, par courriel;
  • Remplir une TD et l’envoyer à partir d’une adresse courriel UQAM, qui fait foi de signature et d’autorisation;
  • Joindre tous les documents reliés à une TD (copie du chèque et pièces justificatives) numérisés en un seul document PDF lors de l’envoi.

Transmission de dépôt de TPV (paiements par carte) 

  • Expédier la TD électronique et le coupon de fermeture de lot, numérisés en un seul document PDF, par courriel uniquement à : comptabilite@uqam.ca;
  • Inclure les transactions d’un mois donné seulement : ne pas mélanger des transactions de deux mois différents sur une même TD;
  • Envoyer les TD pour les transactions du mois en cours afin qu’elles soient reçues au plus tard le deuxième jour ouvrable du mois suivant.

Transmission de dépôt Garda : argent comptant 

Règles générales

  1. Remplir une enveloppe de dépôt « GARDA » et une TD*, et conserver une copie de tous les documents pour ses dossiers;
  2. Faire le dépôt, en personne, à la chute à dépôts située au local A-M865;
  3. Au poste de dépôt, il faudra compléter un registre de dépôts : appuyer fortement avec le stylo, car il y a 3 copies;
  4. Numériser la TD et une copie de l’enveloppe Garda, puis les transmettre par courriel, à l’adresse comptabilite@uqam.ca.

Instructions pour les pièces de monnaie

  • Pour un montant jusqu’à 5 $ : déposer les pièces de monnaie dans une enveloppe de dépôt en papier;
  • Pour un montant supérieur à 5 $ : mettre les pièces de monnaie en rouleau et les déposer dans une enveloppe de dépôt plastifiée.

Instructions pour les billets

  • Trier les billets par valeur (5 $, 10 $, 20 $) et les placer dans le même sens;
  • Placer un élastique au centre d’un paquet de 50 billets et un élastique de chaque côté pour un paquet de 100 billets.

*IMPORTANT – Ne pas oublier de compléter les taxes dans l’espace réservé à cet effet (s’il y a lieu)

Toutes les transactions de vente de produits de biens ou de services (fournitures de matériel scolaire, photocopies, notes de cours, etc.) aux étudiants-es, employés-es sont taxables (TPS + TVQ). À moins de justifier clairement l’exemption de TPS ou de TVQ, nous serons dans l’obligation de retenir les montants de taxes.