Hébergement
Procédure générale
Pour les réservations d’hébergement dans le cadre des activités de travail (colloque, congrès, séances de travail, cours, etc.) la procédure est la suivante :
- Toute facture, soumission ou tout contrat doit être au nom de l’UQAM;
- Toute réservation doit respecter le tarif maximum établi en vertu de la directive SF.2-Frais de voyage et de déplacement.
- Toute réservation doit privilégier les modalités du contrat gouvernemental disponible.
Pour toute information additionnelle, écrire à la Direction des approvisionnements.
Consignes particulières
Événement de moins de 5 000 $
Si le montant de la dépense totale pour l’événement est de moins de 5 000 $, aucun contrat n’est requis.
La facture du fournisseur d’hébergement ou un rapport de dépenses (si payé par carte de crédit personnelle) doit être envoyé à comptes.apayer@uqam.ca en indiquant l’UBR qui assume les frais.
Événement de 5 000 $ à 25 000 $
Si le montant de la dépense totale pour l’événement est supérieur à 5 000 $ et inférieur à 25 000 $, une confirmation de réservation ou un contrat (incluant le nombre de chambres, le montant/nuit, les délais de paiement et modalités d’annulation, etc.) doit être signé selon le formulaire proposé par le fournisseur d’hébergement.
Le contrat doit être signé par une personne autorisée par le Règlement no 1 de l’UQAM :
- unité académique : la doyenne ou le doyen concerné;
- unité administrative : la directrice ou le directeur du service identifié à l’article 1.1.4 du règlement.
Le contrat signé ainsi que le numéro d’UBR auquel sera imputée la dépense doivent ensuite être envoyés à sf-appro@uqam.ca pour la saisie dans le système informatique et le traitement de la facture.
Événement de plus de 25 000 $
Si le montant de la dépense totale pour l’événement est supérieur à 25 000 $, une réquisition d’achat et la soumission du fournisseur d’hébergement (incluant le nombre de chambres, le montant/nuit, les délais de paiement et modalités d’annulation, etc.) doivent être envoyés à : sf-appro@uqam.ca.
Une entente contractuelle est alors émise par la Direction des approvisionnements.
Les factures finales doivent être transmises à comptes.apayer@uqam.ca pour la saisie dans le système informatique et le traitement de la facture.