Hébergement

Procédure générale

Pour les réservations d’hébergement dans le cadre des activités de travail (colloque, congrès, séances de travail, cours, etc.) la procédure est la suivante :

  1. Toute facture, soumission ou tout contrat doit être au nom de l’UQAM;
  2. Toute réservation doit respecter le tarif maximum établi en vertu de la directive SF.2-Frais de voyage et de déplacement.
  3. Toute réservation doit privilégier les modalités du contrat gouvernemental disponible.
    Pour toute information additionnelle, écrire à la Direction des approvisionnements.

Consignes particulières

Événement de moins de 5 000 $

Si le montant de la dépense totale pour l’événement est de moins de 5 000 $, aucun contrat n’est requis.

La facture du fournisseur d’hébergement ou un rapport de dépenses (si payé par carte de crédit personnelle) doit être envoyé à comptes.apayer@uqam.ca en indiquant l’UBR qui assume les frais.

Événement de 5 000 $ à 25 000 $

Si le montant de la dépense totale pour l’événement est supérieur à 5 000 $ et inférieur à 25 000 $, une confirmation de réservation ou un contrat (incluant le nombre de chambres, le montant/nuit, les délais de paiement et modalités d’annulation, etc.) doit être signé selon le formulaire proposé par le fournisseur d’hébergement.

Le contrat doit être signé par une personne autorisée par le Règlement no 1 de l’UQAM : 

  • unité académique : la doyenne ou le doyen concerné;
  • unité administrative : la directrice ou le directeur du service identifié à l’article 1.1.4 du règlement.

Le contrat signé ainsi que le numéro d’UBR auquel sera imputée la dépense doivent ensuite être envoyés à sf-appro@uqam.ca pour la saisie dans le système informatique et le traitement de la facture.

Événement de plus de 25 000 $

Si le montant de la dépense totale pour l’événement est supérieur à 25 000 $, une demande d’achat JIRA doit être transmise avec la soumission du fournisseur d’hébergement (incluant le nombre de chambres, le montant/nuit, les délais de paiement et modalités d’annulation, etc.).

Une entente contractuelle est alors émise par la Direction des approvisionnements.

Les factures finales doivent être transmises à comptes.apayer@uqam.ca pour la saisie dans le système informatique et le traitement de la facture.

Tarifs par région

Québec

L’UQAM bénéficie des tarifs préférentiels hôteliers du gouvernement du Québec, applicables lors d’un hébergement journalier, hebdomadaire ou mensuel, et ce, partout au Québec.

Pour accéder à l’ensemble de l’information, consulter le Répertoire des tarifs préférentiels hôteliers – Centre d’acquisitions gouvernementales (CAG) – Édition 2024. 

À noter 

  • Les tarifs indiqués peuvent être obtenus sur présentation de la carte d’identité UQAM et ne sont applicables que pour les déplacements professionnels (TPS et TVQ en sus).
  • Les personnes invitées de l’UQAM et hébergées à proximité du campus de Montréal peuvent bénéficier des tarifs préférentiels seulement si la réservation est effectuée par une personne employée de l’UQAM.
  • Certains établissements hôteliers exigent que ce formulaire de réservation (bon de commande) leur soit transmis lors de la réservation.

Suggestion d’hébergement

Hôtels inscrits au répertoire du CAG

Montréal

Ville de Québec

Hôtels non inscrits au répertoire du CAG

Montréal

Ville de Québec

Canada (hors Québec)

À noter

  • Les tarifs sont déterminés en fonction d’une chambre définie par l’hôtel comme étant standard, pour une ou deux personnes, sous réserve de disponibilité.
  • Il est important au moment de la réservation de valider que le tarif accordé est celui déterminé selon le contrat avec cet hôtel, afin de pouvoir en bénéficier lors de l’enregistrement sur place.

Conditions particulières

  • Les tarifs sont fixes : en aucun cas une commission ne peut être déduite du montant de la réservation, même lorsque celle-ci est effectuée dans une agence de voyage.
  • Les tarifs sont déterminés pour un usage individuel : pour une réservation de groupe, la négociation des tarifs doit se faire de façon distincte et directement avec l’hôtel.
  • Les tarifs peuvent s’appliquer à titre personnel (hors activité professionnelle). L’hôtel est alors en droit d’exiger une pièce justificative du lien professionnel lors de l’enregistrement sur place.
  • Les tarifs sont garantis. Il se peut que certains hôtels offrent un tarif promotionnel inférieur au tarif garanti, et il importe de se renseigner directement auprès de l’hôtel pour en bénéficier.
  • Les tarifs ne s’appliquent qu’aux hôtels situés au Canada.

Pour accéder à l’ensemble de l’information, créer un compte sur le site de l’Association canadienne du personnel administratif universitaire.