Rappel concernant l’acquisition de fournitures de bureau

En cette période de rentrée, la direction des approvisionnements nous rappelle les procédures en lien avec l’acquisition de fournitures de bureau.

Comme vous le savez déjà, STAPLES PROFESSIONNEL est depuis avril 2021 le fournisseur unique et exclusif de l’UQAM pour l’achat de fournitures de bureau. Il y a différentes raisons expliquant le choix de ce fournisseur.

Tout d’abord, l’UQAM a l’obligation légale de recourir à l’entreprise STAPLES. C’est en effet un arrêté ministériel de décembre 2020 qui stipule que cette catégorie de produits doit être achetée exclusivement via le contrat conclu par le Centre d’acquisitions gouvernementales regroupant l’ensemble de l’appareil gouvernemental, contrat qui lors du dernier appel d’offres a été conclu avec STAPLES.

D’autre part, l’entente avec STAPLES permet aux membres du personnel de bénéficier d’un inventaire important et de prix compétitifs pour les fournitures de bureau. En plus des fournitures de bureau, la communauté peut également se procurer des accessoires informatiques (souris, caméras, claviers, etc.) et autres produits en ligne auprès de cette entreprise.

Enfin, cette entente présente plusieurs avantages administratifs :

  • chaque responsable d’une UBR peut effectuer ses commandes directement sur le site du fournisseur sans avoir besoin de passer par la direction des approvisionnements pour ce type d’achat, ce qui représente un gain en temps et en efficacité pour tous;
  • la facturation se fait chaque mois directement dans l’UBR; la personne responsable de l’achat n’a plus besoin d’utiliser une carte de crédit institutionnelle ou personnelle ni de faire ensuite la conciliation de l’état de compte avec les commandes;
  • l’information relative à la personne bénéficiaire de la commande est optimisée lors de la création du compte utilisateur sur le site transactionnel. De plus, STAPLES coordonne ses livraisons avec les heures de travail de l’équipe au quai de réception de l’UQAM, ce qui diminue considérablement les risques de perte ou de vol des colis. Grâce à cela, les commandes en ligne sont reçues par les unités, dans leurs locaux, dans un délai moyen de 24 à 48 heures.

Les avantages de cette entente renforcent la direction des Services financiers et de l’approvisionnement dans sa volonté d’offrir à la communauté un service toujours plus efficace et rapide pour répondre à ses besoins. N’hésitez pas à consulter nos fiches de service concernant l’acquisition de fournitures de bureau, ou pour l’ensemble des services offerts par les Services financiers et de l’approvisionnement.