Modification du processus de demande d’achat

S’inscrivant dans la démarche d’optimisation des processus entreprise par l’ensemble de nos Services, l’équipe des Approvisionnements est heureuse d’annoncer une nouvelle amélioration de l’offre en ligne, afin de rendre celle-ci toujours plus conviviale, pratique et efficace. 

À partir du 15 juillet 2024, les demandes d’achat transmises à la direction des approvisionnements se feront en remplissant une demande en ligne, au lieu de transmettre une demande par courriel sous forme de formulaire PDF numéroté et signé.

Ce nouveau procédé offre les avantages suivants :

• Facilité de saisie de l’information dans le formulaire en ligne;
• Automatisation des transmissions de la demande d’approbation par le responsable budgétaire et de la demande d’achat;
• Facilité de l’approbation de la demande par le responsable budgétaire;
• Meilleure visibilité du cheminement et de l’état d’avancement de la demande, de l’état initial à l’état résolu, à la fois pour la personne demanderesse et la personne de l’équipe des approvisionnements responsable du traitement.

Il faut savoir qu’environ 4200 demandes d’achat sont envoyées annuellement par courriel aux Approvisionnements. Elles seront désormais transmises de manière automatique, ce qui permettra de réduire considérablement le nombre de courriels échangés et d’augmenter ainsi la rapidité de traitement.

En actualisant ainsi nos fonctionnements en ligne, nous pouvons répondre toujours mieux aux attentes d’efficience et d’efficacité de notre communauté.

À noter : à partir du 15 juillet 2024, il ne sera plus possible d’utiliser le formulaire PDF pour transmettre une demande d’achat, et toutes les demandes devront être transmises en ligne.

Pour le bon fonctionnement de nos opérations et la satisfaction de toutes et de tous, il est important de transmettre cette information aux membres de vos équipes, impliqués dans la création de demandes d’achat.

Pour plus d’information, nous vous invitons à consulter la fiche de service sur notre site web, ainsi que la capsule vidéo de la marche à suivre pour remplir le formulaire de demande d’achat.

Pour toute question en lien avec ce changement, veuillez nous contacter à : sf-appro@uqam.ca.