Politique no 15 d’approvisionnement responsable

Les Services financiers et de l’approvisionnement (SFA) ont fait approuver par le CA la nouvelle Politique n^o 15 d’approvisionnement responsable de l’UQAM. La refonte de ce texte représente un exercice complexe, car il s’agit d’adapter notre fonctionnement en matière d’achat de biens et de services au processus d’acquisition réglementé par la Loi sur les contrats des organismes publics, communément appelée la « LCOP », tout en valorisant de façon normative et pérenne la vision et les orientations de l’Université en matière de responsabilité sociale, environnementale et économique.

À quoi sert la Politique n^o 15?

Cette politique sert à déterminer le rôle de chaque intervenant ou intervenante dans le fait de procurer des biens, un service ou des travaux de construction à la personne ou à l’unité requérante. Le texte, qui énonce les responsabilités des unités organisationnelles impliquées, agit comme un cadre garantissant d’un côté la conformité avec la LCOP, et de l’autre la souplesse nécessaire pour trouver les biens et services appropriés au meilleur prix possible pour l’UQAM. Après la LCOP, la Politique n^o 15 de l’Université est probablement l’élément le plus structurant pour nos manières de faire.

Développement durable et déploiement

Dans le but, pour l’UQAM, de respecter les obligations réglementaires et de soutenir la communauté et ses partenaires externes dans son objectif écoresponsable, la nouvelle Politique introduit dorénavant des aspects en la matière. Ainsi, les nouvelles procédures d’approvisionnement répondent à l’obligation pour les demandeurs de procéder à une évaluation des besoins qui s’inscrit dans la recherche de développement durable et de privilégier l’inclusion d’au moins une condition relative au caractère responsable du contrat. Cette volonté s’aligne ainsi avec la Politique n^o 37 en matière d’écoresponsabilité. Les SFA se dotent également d’une « Stratégie d’approvisionnement responsable », visant à soutenir cette démarche et à mobiliser la communauté ainsi que les fournisseurs de l’Université.

Processus d’acquisition rigoureux et exclusif

De plus, pour être bénéfique financièrement à la communauté de l’UQAM, la Politique n^o 15 privilégie avant tout la recherche de biens et de services à l’interne, priorisant les ressources et compétences uqamiennes. Ainsi, la démarche d’acquisition se fait « par palier » : la personne requérante dispose d’une liste des catégories de biens, de services et de travaux de construction qui sont sous la responsabilité exclusive d’unités organisationnelles spécialisées de l’Université (Annexe 2). Lorsque le bien ou le service recherché ne peut être acquis à l’interne, il est alors possible d’utiliser les ententes conclues au préalable par la direction des approvisionnements ou sinon, avec l’autorisation de l’unité spécialisée, de se tourner vers des fournisseurs externes. Là encore, nos règles garantissent comme l’impose la loi une saine concurrence entre les fournisseurs potentiels, faisant ainsi réaliser des économies substantielles à l’Université.

Afin de communiquer l’information contenue dans la nouvelle politique au sein de toutes les unités organisationnelles qui participent à l’acquisition de biens, de services et de travaux de construction, des outils en ligne seront progressivement intégrés sur notre site web pour faciliter la compréhension du document, et conséquemment, le travail de ces unités et celui des Appros dans la gestion des acquisitions.

Pour plus d’information sur l’utilisation de la Politique n^o 15, consulter les ressources suivantes :