Déploiement final du module Réclamation de dépenses

Au printemps dernier, le module Réclamation de dépenses en ligne était déployé dans une première phase pour le personnel des facultés, écoles, départements et instituts. L’adhésion du premier groupe fut immédiate et les résultats plus que prometteurs, puisqu’au-delà de 55 % des demandes de la part de ces utilisateurs sont désormais effectuées en ligne.

Les Services financiers et de l’approvisionnement sont heureux d’annoncer, dans la continuité de ce succès, que le déploiement du module Réclamation de dépenses en ligne est maintenant rendu dans sa phase finale et se voit élargi à l’ensemble de la communauté.

Ce module offre aux usagers les avantages suivants, entre autres : 

  • La numérisation du processus permet de remplir une réclamation directement en ligne et d’y joindre les pièces justificatives en format PDF ou image ; le processus ne nécessite plus de formulaires papier et devient ainsi écoresponsable;
  • Le processus de transmission, de révision et d’approbation d’une réclamation est entièrement automatisé et disponible à partir du Portail employé, ce qui élimine les délais de transmission physique des documents et améliore le traitement des réclamations;
  • La personne requérante peut en tout temps suivre la progression de sa demande et accéder à l’historique complet de ses réclamations antérieures. 

Il est désormais possible pour toute personne ayant un lien d’emploi actif (code MS d’employé valide) d’accéder à cet outil à partir de son portail employé et de soumettre les demandes de remboursement de dépenses en ligne.

Grâce à une implantation par phase, nous avons pu apporter certaines améliorations au module pour tenir compte des besoins soulevés lors de son utilisation, et nous sommes convaincus de vous offrir aujourd’hui un outil convivial, pratique et efficace. 

À NOTER

À partir du 1er mars 2023, seules les réclamations de dépenses transmises via le module en ligne seront traitées.

Le formulaire Rapport de dépenses (SF-070) sera strictement réservé aux personnes invitées ou à celles ne détenant pas de code MS d’employé, ainsi qu’aux demandes d’avance (après l’utilisation de l’avance, la réclamation de dépenses devra toutefois être soumise en ligne).

INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES

Liens utilesPour plus d’information ou pour obtenir de l’aide sur l’utilisation du module de réclamation en ligne, cliquer sur les liens suivants :
•      Guide de démarrage rapide
•      Fiche de service du module de Réclamation de dépenses
•      Documentation complète disponible sur le Wiki UQAM
Contacts•       Par courriel : sf-rd@uqam.ca
•       Par téléphone : 514-987-3000, poste 6140
AteliersUne séance virtuelle d’information est disponible en ligne sur le site Wiki UQAM (Capsules d’aide à l’utilisation)