Le module Réclamation de dépenses

En 2022, les Services financiers et de l’approvisionnement déployaient avec grand succès le module Réclamation de dépenses en ligne pour l’ensemble de la communauté. Lors de sa mise en place, environ une personne sur quatre demandant une réclamation l’utilisait. Un an plus tard, l’adhésion a dépassé les prévisions d’implantation puisque, aujourd’hui, c’est près de 70 % des demandes qui sont effectuées en ligne.

Ce module offre aux usagères et usagers les avantages suivants, entre autres : 

• La numérisation du processus permet de remplir une réclamation directement en ligne et d’y joindre les pièces justificatives en format PDF ou image ; le processus ne nécessite plus de formulaires papier et devient ainsi écoresponsable;
• Le processus de transmission, de révision et d’approbation d’une réclamation est entièrement automatisé et disponible à partir du Portail employé, ce qui élimine les délais de transmission physique des documents et améliore le traitement des réclamations;
• La personne requérante peut en tout temps suivre la progression de sa demande et accéder à l’historique complet de ses réclamations antérieures. 

Il est possible pour toute personne ayant un lien d’emploi actif (code MS d’employé valide) d’accéder à cet outil à partir de son portail employé et de soumettre les demandes de remboursement de dépenses en ligne.

Grâce à une implantation par phase, nous avons pu apporter certaines améliorations au module pour tenir compte des besoins soulevés lors de son utilisation, et nous sommes convaincus de vous offrir aujourd’hui un outil convivial, pratique et efficace. 

À NOTER

Depuis le 1^er mars 2023, seules les réclamations de dépenses transmises via le module en ligne sont traitées.

Le formulaire Rapport de dépenses (SF-070) est désormais strictement réservé aux personnes invitées ou à celles ne détenant pas de code MS d’employé, ainsi qu’aux demandes d’avance (après l’utilisation de l’avance, la réclamation de dépenses doit toutefois être soumise en ligne).

INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES